Un tableau fiable place une réservation par ligne, jamais l'inverse. Les colonnes de base sont les dates d'arrivée et de départ, le nombre de nuits calculé par formule, la plateforme, le prix affiché, la commission, les frais de ménage et le revenu net. Deux formules suffisent ensuite à obtenir le taux d'occupation et le revenu réel de chaque logement, mois après mois.
Quelles colonnes mettre dans un tableau de suivi des réservations ?
La règle de base tient en une phrase : une ligne par réservation, jamais une ligne par logement ou par mois. Chaque colonne doit porter une seule information, saisie une seule fois, pour que les formules puissent s'appuyer dessus sans ambiguïté. Les dates se saisissent au format date et non en texte libre, sinon aucun calcul de durée ou de période ne fonctionne. Le nom du logement doit être écrit à l'identique sur toutes les lignes, lettre pour lettre, sous peine de fausser ensuite les filtres et les totaux par bien.
- Date d'arrivée et date de départ, saisies au format date et jamais en texte
- Nombre de nuits, obtenu par une formule qui soustrait la date d'arrivée de la date de départ
- Nom du logement, identique sur toutes les lignes pour permettre les filtres par bien
- Plateforme de réservation, en liste déroulante pour éviter les fautes de saisie
- Prix affiché au voyageur, montant brut avant toute retenue
- Commission retenue par la plateforme, en montant ou en pourcentage selon le barème publié
- Frais de ménage et de linge, un forfait fixe par séjour pour le même logement
- Revenu net, calculé par une formule qui soustrait commission et frais du prix affiché
- Statut de la réservation, confirmée, annulée ou terminée
Comment calculer le taux d'occupation à partir du tableau ?
Le taux d'occupation compare les nuits vendues aux nuits disponibles sur une période donnée, logement par logement. Une formule qui compte les lignes au statut confirmée ou terminée, filtrées sur le logement et sur le mois choisi, donne le nombre de nuits vendues. Il faut ensuite une colonne séparée, remplie à la main, qui indique les nuits bloquées pour travaux ou usage personnel : elles ne comptent jamais comme disponibles. Diviser les nuits vendues par les nuits réellement disponibles donne un taux d'occupation qui reflète l'activité commerciale réelle, pas seulement le calendrier ouvert.
Comment calculer le revenu réel de chaque logement ?
Le revenu net total d'un logement, pour un mois donné, s'obtient en additionnant la colonne revenu net sur les lignes qui correspondent à ce logement et à ce mois, en excluant les réservations annulées. Ce total seul reste trompeur pour comparer deux logements de taille différente ou remplis inégalement. Diviser ce revenu net par le nombre de nuits disponibles donne un revenu par nuit disponible, comparable d'un bien à l'autre : un logement rempli aux trois quarts à prix modéré peut dépasser un logement cher mais souvent vide. C'est ce deuxième chiffre qui doit guider une décision, pas le prix affiché seul.
| Indicateur | Formule à utiliser | Ce qu'il révèle | Fréquence de lecture |
|---|---|---|---|
| Taux d'occupation | Nuits vendues divisées par nuits disponibles | Si le calendrier se remplit ou reste vide | Chaque mois |
| Revenu net par logement | Somme de la colonne revenu net filtrée par bien | Ce que chaque logement rapporte réellement | Chaque mois |
| Revenu par nuit disponible | Revenu net divisé par nuits disponibles | La performance comparée de plusieurs biens | Chaque trimestre |
| Durée moyenne de séjour | Moyenne de la colonne nombre de nuits | Le profil des voyageurs reçus | Chaque trimestre |
| Taux d'annulation | Réservations annulées divisées par réservations totales | La fiabilité du calendrier affiché | Chaque mois |
| Part de chaque plateforme | Revenu net filtré par plateforme divisé par revenu total | D'où vient réellement l'activité | Chaque trimestre |
Le tableau se fait défiler horizontalement.
Quels indicateurs suivre une fois le tableau rempli ?
Comment garder ce tableau fiable dans la durée ?
Un tableau perd sa valeur dès qu'une formule est écrasée par une valeur tapée à la main. Verrouiller les colonnes de calcul et ne laisser modifiables que les colonnes de saisie évite ce risque silencieux, qui fausse les totaux sans qu'on le voie tout de suite. Chaque réservation doit être ajoutée dès sa confirmation, pas en fin de mois de mémoire : les dates et les annulations s'oublient vite. Un tableau continu sur l'année, filtré ensuite par mois ou par logement, évite aussi de reconstruire les formules à chaque feuille et permet de comparer une même période d'une année sur l'autre.
Ce tableau gagne à être relié à deux autres habitudes déjà en place dans une conciergerie. Le prix affiché saisi sur chaque ligne doit venir d'une méthode de fixation posée à l'avance, surtout tant qu'un logement n'a pas encore d'historique de réservations. Les frais de ménage et de linge, eux, dépendent de l'état réel du linge disponible : un tableau de suivi de l'usure du linge évite de reporter un forfait qui ne correspond plus à la réalité du logement.
Questions fréquentes
- Faut-il un tableau par logement ou un tableau unique pour plusieurs biens ?
Un tableau unique est préférable dès que l'activité dépasse un logement. Une colonne dédiée au nom du logement permet de filtrer et de comparer l'occupation et le revenu net de chaque bien sans dupliquer les formules ni risquer des versions différentes du même tableau.
- Pourquoi les dates doivent-elles être au format date et non en texte ?
Une date saisie en texte empêche Excel de calculer automatiquement un nombre de nuits ou de filtrer une période précise. Le format date permet aussi de trier le tableau par ordre chronologique et de construire des formules de comptage fiables sur n'importe quelle plage de lignes.
- Comment traiter une réservation annulée dans le tableau ?
La ligne reste dans le tableau avec un statut annulée plutôt que d'être supprimée. Les formules de revenu et d'occupation excluent ce statut par filtre, ce qui conserve une trace complète de l'activité et permet de calculer un taux d'annulation réel par la suite.
- Faut-il compter les nuits bloquées pour travaux comme des nuits disponibles ?
Non, ces nuits ne doivent pas entrer dans le calcul des nuits disponibles. Une colonne séparée qui recense les blocages de calendrier, travaux ou usage personnel, permet de retirer ces jours du calcul et d'obtenir un taux d'occupation qui reflète la réalité commerciale du logement.
- Le tableau doit-il inclure les frais de ménage et de linge ?
Oui, car ces frais réduisent le revenu réellement perçu sur chaque séjour. Les intégrer dans une colonne dédiée évite de confondre le prix affiché au voyageur avec ce qui reste après charges, et facilite le lien avec le suivi de l'état du linge disponible.
- Comment éviter qu'une formule soit écrasée par une saisie manuelle ?
Il suffit de verrouiller les colonnes de calcul et de protéger la feuille en laissant uniquement les colonnes de saisie modifiables. Cela empêche un chiffre tapé par erreur de remplacer une formule et de fausser silencieusement tous les totaux qui en dépendent.
- Faut-il un tableau par mois ou un tableau continu sur l'année ?
Un tableau continu, filtré ensuite par mois grâce à la colonne date, évite de reconstruire les formules chaque mois. Il permet aussi de comparer une même période d'une année sur l'autre sans copier les données dans plusieurs feuilles séparées.