Chaque champ de la fiche de police correspond à une ligne précise de la page d'identité du passeport : nom patronymique, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, numéro du document, dates d'émission et d'expiration. La plupart des erreurs viennent d'un nom et d'un prénom inversés, d'une date mal lue, ou d'un numéro de passeport mal recopié depuis la zone de lecture automatique, en bas de la page.
Où trouver le nom, le prénom et la date de naissance sur un passeport ?
La page d'identité d'un passeport, celle qui porte la photo, regroupe toutes les informations utiles à une fiche de police. Les libellés y figurent en français et en anglais, parfois aussi en arabe selon le pays d'émission. Le nom patronymique apparaît sur la ligne « Nom / Surname », toujours en lettres majuscules. Les prénoms suivent sur la ligne « Prénoms / Given names », dans l'ordre imprimé. Confondre ces deux lignes est l'erreur la plus fréquente, surtout quand le voyageur porte plusieurs prénoms ou un nom composé.
- Nom de famille : ligne « Nom / Surname », recopiée intégralement, y compris un nom composé avec trait d'union.
- Prénom ou prénoms : ligne « Prénoms / Given names », dans l'ordre affiché, sans permuter avec le nom.
- Date de naissance : ligne « Date de naissance / Date of birth », au format imprimé sur le document, jour puis mois puis année.
- Lieu de naissance : ligne « Lieu de naissance / Place of birth », recopiée telle quelle, sans traduire ni franciser le nom de la ville.
- Nationalité : ligne « Nationalité / Nationality », qui peut différer du pays de résidence actuel du voyageur.
- Numéro du document : ligne « N° du passeport / Passport No », jamais le numéro figurant sur un visa agrafé à une autre page.
- Date d'expiration : ligne « Date d'expiration / Date of expiry », distincte de la date d'émission qui figure juste au-dessus.
Pourquoi l'ordre nom/prénom s'inverse-t-il aussi souvent ?
L'inversion vient d'abord des habitudes de saisie : de nombreux formulaires administratifs marocains demandent le prénom avant le nom, l'inverse de ce qu'affiche un passeport occidental. Certains passeports n'ont d'ailleurs qu'une seule ligne de nom complet, sans séparation entre nom et prénom, ce qui oblige à deviner où coupe le nom de famille. Un prénom composé de deux mots, comme Mohammed Amine, peut aussi être confondu avec un nom et un prénom distincts. En cas de doute, la zone de lecture automatique, en bas de la page, sépare toujours le nom du reste par des chevrons.
Comment ne pas confondre date d'émission et date d'expiration ?
Les deux dates se suivent sur la même ligne ou sur deux lignes voisines, ce qui favorise la confusion. La date d'émission, parfois appelée « Date de délivrance / Date of issue », est toujours antérieure à la date d'expiration, appelée « Date d'expiration / Date of expiry ». Pour la fiche de police, seule la date d'expiration compte vraiment, puisqu'elle indique si le document reste valable. Un passeport expiré, ou qui arrive à échéance pendant le séjour, doit être signalé, même si cette information ne figure pas sur la fiche elle-même.
Un repère simple La date la plus ancienne des deux est presque toujours la date d'émission. Si les deux dates paraissent identiques, il s'agit probablement d'une erreur de lecture, pas d'une anomalie du document.
| Ligne imprimée sur le passeport | Champ correspondant sur la fiche | Erreur de saisie fréquente | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|---|---|
| Nom / Surname | Nom | Confondre avec le prénom | Vérifier qu'aucun prénom n'a été recopié à sa place |
| Prénoms / Given names | Prénom | Ordre inversé avec le nom | Respecter l'ordre imprimé, sans permuter |
| Date of birth | Date de naissance | Jour et mois inversés | Relire le format imprimé sur le document |
| Date of expiry | Validité du document | Confusion avec la date d'émission | Comparer les deux dates, retenir la plus récente |
| Passport No | Numéro de document | Lettre et chiffre confondus, comme O et zéro | Recopier lettre par lettre, puis comparer à la zone de lecture automatique |
| Place of birth | Lieu de naissance | Ville traduite ou francisée | Recopier l'orthographe imprimée, sans traduire |
Le tableau se fait défiler horizontalement.
Où lire le numéro de passeport sans erreur de caractère ?
Le numéro de passeport figure en haut de la page d'identité, à côté de la photo, et il est répété dans la zone de lecture automatique, ces deux lignes de caractères imprimées en bas de page. Les erreurs de saisie les plus courantes confondent la lettre O et le chiffre zéro, ou la lettre I et le chiffre un, ou inversent deux caractères voisins. La zone de lecture automatique sert justement à vérifier le numéro inscrit plus haut, pas à le remplacer : elle contient aussi des caractères de contrôle qui n'appartiennent pas au numéro du document et qui ne doivent jamais être recopiés sur la fiche.
Que faire avec un passeport étranger ou une écriture différente ?
Un passeport délivré dans un pays qui n'utilise pas l'alphabet latin affiche presque toujours une translittération officielle sur la page d'identité, à côté de l'écriture d'origine. C'est cette translittération qu'il faut recopier sur la fiche, jamais une orthographe reconstituée à l'oreille. Les accents et autres signes diacritiques font partie du nom et doivent être conservés tels quels. Quand la translittération imprimée en toutes lettres diffère légèrement de celle de la zone de lecture automatique, c'est la ligne imprimée sur la page d'identité qui fait foi.
Questions fréquentes
- Faut-il remplir une fiche de police pour chaque voyageur, y compris les enfants ?
Oui, chaque personne logée doit avoir sa propre fiche, quel que soit son âge. Pour un enfant qui dispose de son propre passeport, les informations suivent les mêmes lignes que celles d'un adulte. Pour un enfant inscrit sur le passeport d'un parent, il faut d'abord repérer où figurent ses informations propres avant de les recopier.
- Que faire si une information du passeport est illisible ou abîmée ?
Il vaut mieux demander au voyageur de confirmer l'information à l'oral plutôt que de deviner un caractère abîmé. Un visa ou une réservation peuvent parfois confirmer l'orthographe exacte d'un nom. Si le doute persiste, la fiche doit reprendre l'information telle qu'elle apparaît, sans la corriger de soi-même.
- Le passeport biométrique change-t-il la façon de lire les informations ?
Non, la page d'identité d'un passeport biométrique garde la même disposition qu'un passeport classique. La puce électronique intégrée ne se consulte pas à l'œil nu et ne remplace donc pas la lecture directe des lignes imprimées. Seule la zone de lecture automatique, en bas de page, sert de vérification croisée.
- Peut-on recopier les informations à partir d'une photocopie du passeport ?
Une photocopie nette convient, à condition qu'elle reproduise bien les deux pages concernées. Une photocopie en noir et blanc peut rendre certains caractères proches illisibles, en particulier dans la zone de lecture automatique. Dans ce cas, mieux vaut revenir au document original avant de valider la fiche.
- Faut-il recopier l'adresse qui figure parfois sur un passeport ?
Non, l'adresse parfois imprimée sur un passeport ne correspond pas à un champ attendu sur la fiche de police, qui demande en général le pays de résidence et non une adresse complète. Recopier une adresse étrangère périmée n'apporte aucune information utile et peut même introduire une erreur.
- Que faire quand le nom du voyageur ne tient pas dans le champ prévu sur la fiche ?
Un nom ou un prénom très long doit être recopié en entier, quitte à utiliser une ligne supplémentaire selon le support utilisé. Couper un nom sans le signaler crée une divergence avec le passeport, ce qui pose problème en cas de contrôle. Mieux vaut une fiche complète mais serrée qu'une fiche tronquée mais propre.
- La date du jour doit-elle aussi être vérifiée avant de remplir la fiche ?
Oui, la date d'arrivée inscrite sur la fiche doit correspondre à la date réelle d'entrée du voyageur dans le logement, pas à la date de réservation. Une erreur sur cette date crée un écart avec les autres documents du séjour. Il est plus sûr de remplir la fiche le jour même de l'arrivée plutôt qu'à l'avance.